Snel het Vakbekwaamheidsbewijs in huis? 8 tips om fouten te voorkomen

Een gedegen kwaliteitscontrole van het Ervaringscertificaat is noodzakelijk en gewenst. Hoewel de kwaliteit van de Ervaringscertificaten steeds verder verbetert, wordt zo’n tien procent van de Ervaringscertificaten niet in één keer goedgekeurd. Dat levert nog wel eens ergernissen op bij de EVC-aanbieders én bij de beoordelaars zelf.

In dit artikel lees je welke 8 fouten het meest worden gemaakt en welke positieve ontwikkelingen een gedegen kwaliteitscontrole opleveren.

Honderd procent kwaliteit

Het NKC-EVC heeft vanuit diverse branches de opdracht gekregen om een honderd procent controle uit te voeren op de kwaliteit van Ervaringscertificaten op branchestandaarden en beroepsstandaarden. Het Ervaringscertificaat wordt pas goedgekeurd als het voldoet aan alle eisen die daaraan worden gesteld, waarna het NKC-EVC het Vakbekwaamheidsbewijs (VBA) kan registeren en kan uitgeven.

De beoordelaars van het NKC-EVC zijn ervaren professionals die verantwoordelijk zijn voor het analyseren, controleren en evalueren van Ervaringscertificaten die beschikbaar worden gesteld in het kader van de uitgifte van het Vakbekwaamheidsbewijs. Voor het NKC-EVC is het van belang om de bevindingen van beoordelaars weer te analyseren en te gebruiken voor continue kwaliteitsverbetering. In het kader van de kwaliteitsborging richt een beoordelaar zich op de belangrijke pijlers:

• Herkenbaarheid
• Herleidbaarheid
• Betrouwbaarheid
• Continuïteit

De bevindingen van onze beoordelaars maken duidelijk waar de EVC-aanbieder de processen kan of zelfs moet aanscherpen. Het controleren van een Ervaringscertificaat wordt hiermee een instrument voor kwaliteitsverbetering en reikt verder dan het verbeteren van de kwaliteit van een Ervaringscertificaat zelf. De bevindingen uit de controles vormen daarom vaak het startpunt voor een proces van kwaliteitsverbetering. Dit komt het EVC-stelsel en de Valideringsbranche, en daarmee de continue ontwikkeling naar professionalisering, ten goede.

Positieve ontwikkelingen

In september 2023 heeft het NKC-EVC haar kwaliteitscontrole verbeterd. Vanaf die tijd zien wij de nauwkeurigheid van de Ervaringscertificaten toenemen, en meer Ervaringscertificaten die direct voldoen aan vereisten van de EVC-standaard en de eventueel aanvullende bepalingen.

De verbeterde kwaliteitscontrole heeft de volgende positieve ontwikkelingen opgeleverd:

• Snellere afhandeling en verzending van het Vakbekwaamheidsbewijs;
• Minder teruggelegde Ervaringscertificaten betekent minder tijd en middelen inzetten voor herstelwerkzaamheden;
• Standaardisatie van de werkwijze levert hogere betrouwbaarheid, herkenbaarheid, herleidbaarheid continuïteit in de branches;
• Training en bewustwording: De feedback zorgt ervoor dat het bewustzijn van de kwaliteitseisen is vergroot;
• EVC-aanbieders gaan met elkaar in gesprek over wat er wordt verwacht door standaardeigenaren, maar ook ten aanzien van de interpretatie van de Kwaliteitscode en Schrijfwijzer.

De beoordelaars spelen een sleutelrol in het borgen van de kwaliteit van Ervaringscertificaten. Hun bevindingen bieden waardevolle inzichten die structurele verbeteringen mogelijk maken. Door controles op rapportages serieus te nemen en een cultuur van continu verbeteren en professionaliseren te omarmen, kunnen niet alleen EVC-aanbieders efficiënter opereren, maar ook de Valideringsbranche.

Voorkom deze 8 fouten

Het percentage EVC-certificaten dat niet direct wordt goedgekeurd verschilt per EVC-aanbieder. Gemiddeld leggen de beoordelaars 10 procent van de aanvragen terug bij de EVC-aanbieder. Een goede EVC-aanbieder zit rond de 6 procent, maar er zijn aanbieders waar meer dan 25 procent van de certificaten worden teruggelegd.

De beoordelaars zien de volgende 8 fouten regelmatig terug in Ervaringscertificaten en adviseren hoe je deze kunt voorkomen.

1. Voorkom fouten bij het invoeren van (persoons)gegevens, dubbele invoer of ontbrekende informatie in de kenschets.

2. Schrijf de toelichting bij werkprocessen of prestatie-indicatoren en/of methodologie conform de standaard en voorkom een holistische verwoording waardoor de lezer onvoldoende dekking (diepgang) kan lezen.

3. Tussen de overzichtslijst per deskundigheidsgebied en de onderbouwing zit vaak verschil. Alle indicatoren worden afgedekt volgens de overzichtslijst, maar zorg dat deze terug te vinden zijn in de onderbouwing en daarmee de cesuur kan worden vastgesteld.

4. Maak gebruik van gestandaardiseerde formats waardoor consistentie in vermelding van het aantal assessoren en de wijze waarop de onderbouwing wordt gepresenteerd, waardoor de herleidbaarheid duidelijker wordt. De Kwaliteitscode schrijft hiervoor het gebruik van de schrijfwijzer voor.

5. Zorg voor een gedegen interne controle om fouten te detecteren voordat rapportages worden ingediend. Denk hierbij aan data bewijsstukken, vermelding gebruikte instrumenten, STAR(T) en VRAAK-criteria. Denk aan Variatie (V)RAAK, is dat het bewijs in meerdere voorbeelden aanwezig moet zijn.

6. Let op taalgebruik en spelling. Voorkom verkeerde namen en het gebruik van de ik-vorm in de onderbouwing van de assessor(en).

7. Kijk als assessor, maar ook bij de controle, naar de gestelde eisen/niveau en vergewis je ervan dat de kandidaat hieraan voldoet. Stel het gevraagde niveau vast en probeer hier niet ‘naartoe’ te schrijven.

8. Voorkom verkeerde verwijzingen, verkeerde nummeringen en onderbouwingen die niet overeenkomen. Start elk certificaat met een ‘clean sheet’ waarmee je fouten door kopiëren voorkomt.